一、投标书澄清与技术商务答辩
再招投标的评标过程中,发包人招标机构可能会要求潜在的中标人,澄清一些评标过程中发现的问题或疑问。在澄清过程中,评标机构可以要求投标人回答任何问题,并可提出补充要求,例如要求报送报价单中某些价目的单价分析;要求投标人提交某些关键的设备的技术数据或说明书;或其他商务方面的问题。有时,发包人会把这种答辩和正式投标的合同谈判结合起来。
投标人在于发包人进行书面或当面澄清时,对问题的答复应持慎重态度,因为这种答复将记录在案,并将构成投标人对投标文件的补充,构成合同内容的一部分。为此应当考虑所答复问题对自己投标的技术、商务特别是标价的影响。在此前提下,答复过程中应有针对性地对评标机构的怀疑进行充分解释,努力宣传自己能力和投标报价的合理性,建立良好形象,促使该机构在下一步的评标过程中倾向于自己。
二、合同谈判的目的
大型建设工程项目,发包人通常在发出中标通知后仍然给予一段时间,与该承包人进行正式的合同谈判,最终敲定和合同文本之后再签订合同。合同谈判是发包人实现其意图达成合同的最后阶段。而合同谈判则是工程合同签订前,承包人唯一一次能和发包人进行双向谈判的机会,当然也要予以充分的重视和利用。
1.发包人的谈判目的。发包人希望进一步就合同内容与承包人进行谈判的原因往往是:
(1)透过谈判于该承包人代表和相关技术人员接触,进一步确信该承包人在技术、经验以及资金、人力资源、物力资源和管理能力等方面确有实力,能令人满意地圆满实施承包合同所规定的工作。
(2)在评标过程中可能对承包人的标价进行了修正,但仍需正式由承包人确认。
(3)讨论并共同确定某些局部变更,包括设计的局部变更,技术条件或合同条件的变更等,可能采用中标承包人的建议方案,或发包人有意改变一些商务和技术条款,这样可能导致合同基本条件及价格、质量标准和工期的变动;为此有必要与承包人通过谈判达成一致。
(4)对承包人标价中被认为不合理的价格进行核查和合理调整,使标价合理降低。
(5)将过去双方业已达成的协议进一步确认和具体化。
(6)发包人可能提出要求承包人降价,在双方自愿的基础上就价格进行调整。
2.承包人的谈判目的。
(1) 与发包人澄清投标书中迄今尚未澄清的一些商务和技术条款,并说明自己对该条款的理解和自己的报价基础,力争使发包人接受对自己有利的解释并予以确认。
(2) 争取尽可能改善合同条件,谋求公正,使自己的合法利益得到保护。
(3) 对项目实施中可能遇到的问题(如劳务进口,关税,支付期限,图纸审查和批准)提出要求,力争将其写入合同条款,避免或减少今后实施中的风险。
(4) 如果在谈判中,发包人对技术和商务作出变更,承包人则可相应提出价格调整。
从双方的目的来看既一致又有矛盾。双方都明白,一旦签订了合同,对双方都构成了事实上的法律约束。因此,双方在谈判的过程中都很慎重。另一方面,经过相当长时间的投标和评标过程,承包人和发包人都花费了不少的精力和财力,到了这个阶段,双方都不希望轻易使谈判失败,都希望谈判成功。因此,双方既斗争又相互妥协。
投标文件的所有商务和技术条款是双方合同谈判的基础,任何一方均有理由拒绝另一方提出的超出原投标条件的要求,因为投标前即应对投标文件中的合同条款进行认真的研究,并在投标书中给与确认。承包人在合同谈判中主要目的应是在一定条件下尽可能改善合同条件,防止产生意外损失,而不能寄希望于通过合同谈判解决所有问题。
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